9 Intranet-Beispiele und Best Practices für ein modernes Mitarbeiterportal (2024)

5. Kalender & Zeitpläne

Ein hilfreiches Intranet-Feature ist der Eventkalender. Auf einen Blick sehen eure Mitarbeitenden, was in den kommenden Tagen und Wochen ansteht. Zudem könnt ihr Veranstaltungen direkt über das Intranet planen, Einladungen verschicken und sogar die Anmeldungen managen.

Geburtstage und Dienstjubiläen lassen sich ebenso über den Kalender prominent darstellen. So habt ihr diese immer im Blick und könnt euch gegenseitig gebührend feiern.

Wenn ihr eure HR-Systeme einbindet, könnt ihr euren Mitarbeitenden zentral über das Mitarbeiterportal auch viele weitere Funktionen im Self-Service anbieten, zum Beispiel:

  • Urlaubsanträge stellen
  • Krankmeldungen einreichen
  • Dienstreisen beantragen
  • Schichtpläne erstellen

6. Push-Benachrichtigungen

Push-Benachrichtigungen sind ein wichtiges Feature, um die Aufmerksamkeit eurer Mitarbeitenden zu lenken. Steht zum Beispiel ein wichtiges Ereignis an? Habt ihr euren Wertekatalog geupdatet oder eine Pulsumfrage gestartet?

Auch für die Krisenkommunikation ist es notwendig, Informationen möglichst schnell und ohne Umwege an die Mitarbeitenden vermitteln zu können.

Wenn ihr euer Intranet über mobile Mitarbeiter-Apps nutzt, kommen die Push-Benachrichtigungen direkt auf die Handys eurer Beschäftigten. Auch Mitarbeitenden ohne festen PC-Arbeitsplatz oder auf Geschäftsreise entgeht so nichts.

Idealerweise können die Mitarbeitenden individuell einstellen, ob sie an Termine erinnert werden möchten oder beispielsweise bei neuen Nachrichten, Erwähnungen, Kommentaren oder Updates in bestimmten Feeds benachrichtigt werden.

7. Wissensseiten, Wiki & FAQ

Nutzt das Intranet als Sammlung eures Unternehmenswissens. Dafür könnt ihr Wissensseiten zu verschiedenen Themen aufbauen sowie Wikis erstellen, die eure Mitarbeitenden aktiv mitgestalten können.

Digitalisiert eure Handbücher und stellt sie allen zentral zur Verfügung. Haltet eure Arbeitsabläufe und wichtige Richtlinien fest. Um vor allem neue Mitarbeitende an eure Unternehmensstruktur sowie eure Prozesse heranzuführen und die häufigsten Fragen nur einmal klären zu müssen, bieten sich FAQ und Tutorials an.

Erstellt aber nicht nur lange Textbeiträge und Checklisten, sondern bindet anschauliche Videos ein, visualisiert eure Strukturen mit übersichtlichen Grafiken und untermalt eure Schritt-für-Schritt-Anleitungen mit Bildern.

Hier ein paar Beispiele für weiteren Intranet-Content und Best Practices, um den Wissenstransfer zu fördern:

  • Sicherheitsrichtlinien: Veröffentlicht Anleitungen und Hinweise, die wichtig für den Arbeitsschutz und die Sicherheit eurer Mitarbeitenden sind.
  • Organigramm: Wie ist euer Unternehmen aufgebaut? Das stellt ihr am besten mithilfe eines Organigramms dar. Nutzt die digitalen Möglichkeiten, um interaktive Funktionen einzubauen und das Organigramm zum Beispiel direkt mit dem Mitarbeiterverzeichnis zu verknüpfen.
  • Onboarding: Den Onboarding-Prozess könnt ihr euren Neuzugängen im Intranet zur Verfügung stellen und sogar direkt digital durchführen. Verknüpft eure Onboarding-Seite dafür mit allen relevanten Inhalten aus euren Wikis etc., gebt die wichtigsten Ansprechpersonen an und nutzt Gruppenchats, damit sich die neuen Kolleg:innen untereinander austauschen können.
  • Unternehmenswerte: Den Wertekatalog eures Unternehmens solltet ihr an prominenter Stelle im Intranet bereitstellen. So können sich eure Mitarbeitenden eure Unternehmensphilosophie jederzeit wieder vor Augen führen.
  • Ideenseite: Stellt euren Mitarbeitenden eine Ideenseite zur Verfügung. Dort können sie unter anderem eigene Ideen präsentieren, spannende Artikel teilen und gemeinsam brainstormen. Die Seite sollte als Kreativplatz angelegt sein, in der explizit unkonventionelle Herangehensweisen, innovative Gedanken und Experimente erwünscht sind. Eine solche Seite ist schnell aufgebaut und kann zu einer wahren Schatzgrube werden.
  • „Ask your colleagues“-Seite: Bei manchen Problemen und Fragen ist Schwarmwissen gefragt. Auch für diesen Zweck könnt ihr eigene Seiten beziehungsweise Diskussionsforen in eurem Intranet einbinden.

Wie ihr seht, gibt es eine Reihe von Möglichkeiten, wie ihr Wissen im Intranet vermitteln und teilen könnt. Das Wichtigste ist, alles übersichtlich zu ordnen, um die Suche nach Informationen zu erleichtern. Daher ist es sinnvoll, verschiedene thematische Seiten zu erstellen. So könnt ihr auf der einen Seite umfassende, vollständige Wissenssammlungen anlegen und auf der anderen Seite auch eine dynamische und kritische Auseinandersetzung mit dem Wissen fördern.

8. Gamification

Mithilfe von Gamificationkommt auch der Spaßfaktor in eurem Mitarbeiterportal nicht zu kurz. Viele moderne Intranet-Anwendungen bieten die Möglichkeit, spielerische Elemente einzubinden. Zum Beispiel können eure Mitarbeitenden für das Teilen von Intranet-Content Punkte sammeln, bei einem Quiz ihr Wissen auf die Probe stellen oder sie bekommen Abzeichen, wenn sie sich bestimmte Tutorials angeschaut haben.

Gamification im Intranet hat viele Vorteile:

  • Die Spiele sind eine willkommene Abwechslung und heben die Stimmung.
  • Der Wettbewerb steigert die Mitarbeitermotivation.
  • Gamification fördert den Teamspirit und bietet eine schöne Möglichkeit, sich im Spiel besser kennenzulernen.
  • Die Mitarbeitenden können die Funktionen des Intranets spielerisch erkunden.

9. Umfragen

Ein weiteres Intranet Best Practice sind Mitarbeiterbefragungen. Startet zum Beispiel eine Pulsumfrage, um die aktuelle Stimmung in der Belegschaft zu messen. Fragt eure Mitarbeitenden nach Feedback zu den unterschiedlichsten Themen.

Das Intranet sollte generell eine Plattform sein, die den Dialog und den offenen Austausch fördert. Nutzt das Netzwerk nicht einfach, um eure Kommunikation und eure Arbeitsabläufe von oben zu steuern. Lasst euch stattdessen von den Best Practices und Ideen für euer Intranet inspirieren und kreiert eine Plattform, die zu euch und euren Mitarbeitenden passt.

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